KI-Assistenten für Vermögensverwalter und Finanzberater: Besprechung vorbereiten, dokumentieren, nachfassen

Stand: 02.11.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

Ein Jahresgespräch mit einem Anlagekunden hat drei Teile, die Zeit kosten: Vorbereitung (Depot, letzte Notizen, offene Punkte), das Gespräch selbst mit sauberer Dokumentation und die Nachbereitung mit Aufgaben und einer Follow-up-Mail. KI-Assistenten setzen genau dort an. Manche sind auf Vermögensverwalter zugeschnitten, andere sind allgemeine Plattformen, die Sie selbst einrichten. Wir vergleichen fünf Tools aus unserem Verzeichnis anhand der Anbieterseiten, aufgerufen am Stand Oktober 2026; einen eigenen Test haben wir nicht gemacht.

Abgrenzung: Die Protokoll-Tools für Versicherungs- und Finanzvermittler im Detail vergleicht Gesprächsprotokoll mit KI für Finanzberater; allgemeine KI-Chats mit EU-Hosting stehen in ChatGPT-Alternativen für Vermittler. Hier geht es um den ganzen Ablauf rund um das Kundengespräch.

ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.

Spezialisiert: Olymp Apollo für externe Vermögensverwalter

Olymp Apollo ist laut Anbieter ein Schweizer KI-Assistent für externe Vermögensverwalter. Er verbindet Portfolio-Management-System (PMS), CRM, Kalender und Microsoft 365 und deckt alle drei Phasen ab:

• Vorbereitung: Portfoliodaten, letzte Kontaktnotizen und offene Aufgaben in einer Übersicht, mit Traktandenvorschlag (Schweizer Begriff für die Tagesordnung).
• Dokumente: Kundenberichte, KYC- und Onboarding-Dokumente werden anhand der eigenen Vorlagen ausgefüllt und zur Prüfung bereitgestellt.
• Nachbereitung: Transkript und Zusammenfassung, Notizen und Aufgaben zurück in PMS und CRM, dazu ein Entwurf für die Follow-up-Mail.

Die Kundendaten bleiben laut Anbieter in der Schweiz und werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Preise nennt Olymp nicht öffentlich, der Start läuft über eine Demo. Apollo richtet sich laut FAQ an FINMA-regulierte Vermögensverwalter; ob es auch für Berater in Deutschland oder Österreich passt, klären Sie direkt mit dem Anbieter.

Gespräche mitschreiben: jamie

jamie ist ein branchenunabhängiger KI-Notetaker, der laut Anbieter ohne Bot im Call direkt auf dem Gerät läuft, mit Zoom, Teams und Google Meet, aber auch bei Präsenzterminen per Laptop oder Smartphone. Eigene Vorlagen legen das Notizformat fest, ein Chat durchsucht alle bisherigen Meetings, und Briefings helfen bei der Terminvorbereitung. Die Daten bleiben laut Anbieter im EWR, in der Schweiz und im UK, Audio wird nicht gespeichert. Preise laut Preisseite: Free 0 € (10 KI-Notizen/Monat, max. 30 Min.), Pro 39 €/Monat. Die Struktur des Protokolls müssen Sie selbst als Vorlage vorgeben, jamie kennt Ihre Dokumentationspflichten nicht.

Eigene Assistenten bauen: MeinGPT und Langdock

Wer keinen Spezialanbieter will, richtet auf einer KI-Plattform eigene Assistenten mit festen Anweisungen ein, etwa „Besprechungsvorbereitung“ oder „Follow-up-Mail“.

MeinGPT

MeinGPT ist laut Anbieter eine KI-Plattform einer deutschen GmbH mit Modellwahl, eigenen Assistenten mit Rollen und Freigaben sowie einer Meeting-Funktion für Teams, Zoom und Meet mit Transkript und Aufgaben. Gehostet wird laut Anbieter in deutschen Rechenzentren. Preis laut Preisrechner: Plattformgebühr laut Preisrechner 18 € je Nutzer/Monat (1–50 Nutzer), zzgl. Modellnutzung.

Langdock

Langdock aus Berlin bietet laut Anbieter Chat mit verschiedenen Sprachmodellen, eigene Agenten, Workflows sowie Add-ins für Outlook und Excel; gehostet wird in der EU. Preis laut Preisseite: Business 25 € je Nutzer/Monat (Standard-Lizenz), mit 7 Tagen Testzeitraum.

Mehrsprachige Kunden: DeepL

Für Kunden, die lieber Englisch, Französisch oder Italienisch lesen, übersetzt DeepL Pro laut Anbieter Texte und Word-Dokumente mit Glossaren für Fachbegriffe; Daten werden laut Anbieter nicht für das Modelltraining verwendet. Preis: Individual 7,49 €/Monat bei jährlicher Abrechnung. Prüfen Sie übersetzte Berichte vor dem Versand, besonders Fachbegriffe und Zahlen.

Drei Prompts für den Beratungsalltag

Für allgemeine Plattformen gilt: Kundennamen, Kontonummern und Depotwerte nur in freigegebene Tools mit Auftragsverarbeitungsvertrag, sonst Platzhalter verwenden.

1. Besprechung vorbereiten

„Hier sind meine Notizen aus den letzten zwei Gesprächen mit Kunde [K1] und die offenen Aufgaben: [Text]. Erstelle eine Tagesordnung für das Jahresgespräch mit maximal fünf Punkten und eine Liste von Fragen, die ich stellen sollte, um Änderungen bei Zielen, Risikobereitschaft oder Lebenssituation zu erfahren. Keine Anlageempfehlungen.“

Tipp für das Jahresgespräch: Wie viel Kaufkraft ein Guthaben bei einer angenommenen Inflationsrate über die Jahre verliert, rechnet der kostenlose Inflationsrechner mit Ihren eigenen Annahmen, optional mit Realzins. Das macht das Thema für Kunden greifbar, ist aber keine Prognose.

2. Protokoll strukturieren

„Strukturiere dieses Transkript [Text] in die Abschnitte Anlass, besprochene Themen, Wünsche und Ziele des Kunden, vereinbarte nächste Schritte. Übernimm Zahlen nur wörtlich aus dem Transkript und markiere unklare Stellen mit [?].“

3. Follow-up-Mail

„Schreibe eine kurze Follow-up-Mail an [K1] (max. 120 Wörter): Dank für das Gespräch, die drei vereinbarten nächsten Schritte, Hinweis auf die Unterlagen im Anhang. Keine Aussagen zu Renditen oder zur Wertentwicklung.“

Weitere Vorlagen enthalten unsere kostenlosen KI-Prompts für Vermittler.

Grenzen und Pflichten

• Dokumentationspflichten bleiben beim Berater: Für die Anlageberatung gelten eigene Vorgaben, etwa die Geeignetheitserklärung nach § 64 WpHG und Aufzeichnungspflichten nach § 83 WpHG. Ob ein KI-Protokoll diese erfüllt, entscheidet nicht das Tool. Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung; klären Sie das mit Ihrem Haftungsdach, Verband oder einer Rechtsberatung.
• Aufnahme nur mit Einverständnis: Informieren Sie Kunden vorab, wenn ein Gespräch transkribiert wird.
• Keine Empfehlungen aus der KI: Assistenten sollen vorbereiten und schreiben, nicht beraten. Jede Aussage zu Produkten prüfen Sie selbst.
• Datenstandort: Schweiz (Apollo), EWR/Schweiz/UK (jamie), Deutschland (MeinGPT) oder EU (Langdock) laut Anbietern; mehr in DSGVO und KI-Tools für Vermittler.

Alle Dokumentationstools finden Sie in der Kategorie Beratungsdokumentation, allgemeine Assistenten in der Kategorie Text-Assistenten; für die Einführung hilft der Leitfaden KI in der Beratungsdokumentation.

Fehler entdeckt oder ein Tool fehlt? Tool vorschlagen bzw. Korrektur melden. Keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.

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