Schadenmeldungen mit KI aufnehmen: Telefon, WhatsApp und E-Mail für Versicherungsmakler

Stand: 02.11.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

Schäden melden sich selten zu Bürozeiten. Der Kunde ruft am Wochenende an, schickt drei Fotos per WhatsApp und eine Mail mit der Rechnung des Notdienstes. Am Montag beginnt das Zusammensuchen: Welcher Vertrag, welche Schadennummer, fehlen Angaben? KI-Assistenten für Maklerbüros nehmen Schadenmeldungen laut Anbieter rund um die Uhr strukturiert auf und legen sie beim richtigen Kunden ab. Wir vergleichen fünf Tools aus unserem Verzeichnis, aufgerufen am Stand Oktober 2026; einen eigenen Test haben wir nicht gemacht. Die Regulierung selbst und Fragen zur Deckung bleiben beim Versicherer und bei Ihnen.

Abgrenzung: Telefon-KI allgemein vergleicht KI-Telefonassistent für Versicherungsmakler, WhatsApp im Maklerbüro WhatsApp für Versicherungsmakler und Kundenmails Kunden-E-Mails mit KI beantworten. Hier geht es nur um den Schadenfall.

ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.

Der Ablauf: Meldung, Unterlagen, Weitergabe

1. Meldung annehmen: Wer, welcher Vertrag, was ist passiert, wann und wo, gibt es Gefahr für Personen oder weitere Schäden?
2. Unterlagen sammeln: Fotos, Rechnungen, Polizeiaktenzeichen, Kostenvoranschläge.
3. Vorgang anlegen: im MVP beim richtigen Kunden und Vertrag, mit Frist und Zuständigkeit.
4. Weitergabe an den Versicherer: durch Ihr Büro, nach Prüfung.
5. Kunde informieren: Eingangsbestätigung und nächste Schritte, ohne Aussagen zur Deckung.

KI hilft vor allem bei Schritt 1 bis 3. Schritt 4 und 5 sollten Sie freigeben.

Die Tools im Vergleich

TaraOS: Schäden als Vorgang über alle Kanäle

TaraOS ist laut Anbieter ein KI-System für Versicherungsbüros: Die Assistentin „Tara“ nimmt Anrufe an, beantwortet WhatsApp-Nachrichten inklusive Fotos und Sprachnachrichten sowie E-Mails. Anträge, Schäden, Änderungen und Neuabschlüsse laufen als Vorgänge mit nächsten Schritten, und Telefon, WhatsApp, E-Mail und Dokumente landen beim selben Kunden. Angebunden sind laut Anbieter die MVPs AMEISE und Professional Works. Eigene Regeln legen fest, was Tara selbst erledigt und was an den Makler geht. Preis laut Website: Solo 128 €/Monat (1 Zugang, Telefon-KI 150 Min.) netto bei monatlicher Laufzeit.

HalloFelix: Schadenaufnahme am Telefon und per WhatsApp

HalloFelix kommt vom WhatsApp-Spezialisten InsurMagic und nimmt laut Anbieter Schadensmeldungen strukturiert auf und überträgt die Daten direkt ins MVP; dazu kommen Dokumenten- und Statusanfragen, Rückrufe und Terminbuchung. Kunden werden laut Anbieter aus dem MVP erkannt, Gesprächstranskripte beim Kunden hinterlegt. Preis laut Bundle-Seite: Starter 99 €, Professional 189 €, Business 399 €/Monat bei jährlicher Abrechnung.

HalloLuci: fertige Maklerprozesse inklusive Schaden

HalloLuci ist ein KI-Telefonassistent speziell für Versicherungs- und Finanzmakler. Laut Anbieter erkennt er am Telefon eine Schadenmeldung, fragt die nötigen Informationen ab und dokumentiert sie für das Team; per WhatsApp ordnet die Assistentin Nachrichten und Fotos dem Kunden zu. Gehostet wird laut Anbieter in Europa. Preis laut Preisseite: One 85 €/Monat zzgl. MwSt. bei jährlicher Zahlung (200 Min., jede weitere 0,32 €), 14 Tage kostenlos testbar.

InsurMagic: WhatsApp mit Doku im MVP

Wenn Kunden Schäden ohnehin per WhatsApp schicken, bündelt InsurMagic die Chats laut Anbieter im Team, dokumentiert sie automatisch im MVP und transkribiert Sprachnachrichten. Angebunden sind unter anderem Professional Works, AMEISE und VEMAoffice. Preis laut Preisseite: Einzelmakler 69 €/Monat bei jährlicher Zahlung (79 € monatlich) zzgl. MwSt.

Superchat: Posteingang für alle Kanäle

Superchat ist kein Spezialanbieter für Makler, weist Versicherungen aber als Branche aus. Laut Anbieter bündelt ein gemeinsamer Posteingang WhatsApp, E-Mail, Webchat und weitere Kanäle, ein KI-Agent antwortet nach eigener Wissensbasis. Für die Schadenaufnahme müssen Sie die Abfrage selbst einrichten; eine MVP-Anbindung nennt Superchat nicht. Preis: Basic 89 €/Monat laut Preisseite, der KI-Agent ist laut Preisseite erst im Tarif Professional enthalten.

Checkliste: Was die KI bei jeder Schadenmeldung abfragen sollte

• Name, Geburtsdatum oder Kundennummer zur Zuordnung
• betroffene Sparte und, falls bekannt, Vertragsnummer
• Datum, Uhrzeit und Ort des Schadens
• kurze Schilderung in eigenen Worten
• Sofortmaßnahmen (z. B. Wasser abgestellt, Notdienst gerufen) und Hinweis auf Gefahr für Personen
• Fotos und Belege, sofern vorhanden
• bei Kfz und Diebstahl: Beteiligte, Polizei ja/nein, Aktenzeichen
• Rückrufnummer und beste Erreichbarkeit

Die Abfrage soll Daten sammeln, nicht bewerten. Sätze wie „Das ist sicher versichert“ gehören nicht in die Antworten eines Assistenten. Hinterlegen Sie für Notfälle (Personenschaden, akute Gefahr) eine klare Weiterleitung an einen Menschen bzw. den Hinweis auf den Notruf.

Prompt: Antwortvorlage für die Eingangsbestätigung

„Schreibe eine kurze Eingangsbestätigung (max. 80 Wörter) für eine Schadenmeldung über [Kanal]. Inhalt: Dank, Bestätigung des Eingangs, Liste der noch fehlenden Unterlagen [Liste], Hinweis, dass wir die Meldung an den Versicherer weitergeben und uns melden. Keine Aussagen zu Deckung, Höhe oder Dauer der Regulierung.“

Weitere Vorlagen enthalten unsere kostenlosen KI-Prompts für Vermittler.

Worauf Sie achten sollten

• Fristen: Versicherungsnehmer müssen den Versicherungsfall in Deutschland nach § 30 VVG unverzüglich anzeigen, in Österreich nach § 33 VersVG. Eine Meldung, die am Wochenende in einem KI-Postfach liegt, sollte am nächsten Arbeitstag bearbeitet werden. Legen Sie fest, wer das prüft. Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
• Gesundheitsdaten: Bei Personenschäden fallen besondere Kategorien personenbezogener Daten an. Klären Sie Hosting, Auftragsverarbeitung und Einwilligungen, siehe DSGVO und KI-Tools für Vermittler.
• MVP-Anbindung prüfen: Der größte Nutzen entsteht, wenn der Vorgang direkt beim Kunden im MVP landet. Fragen Sie nach Ihrem System.
• Testfälle durchspielen: Rufen Sie vor dem Start selbst mit typischen Schäden an (Leitungswasser, Kfz, Haftpflicht) und prüfen Sie die Dokumentation.

Weitere Tools finden Sie in den Kategorien KI-Telefon und Kundenkommunikation; für die Einführung hilft die KI-Checkliste für Vermittler.

Fehler entdeckt oder ein Tool fehlt? Tool vorschlagen bzw. Korrektur melden. Keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.

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