KI-Kompetenz und KI-Richtlinie im Maklerbüro: Was Art. 4 KI-VO allgemein verlangt

Stand: 27.10.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

ChatGPT für die Kundenmail, ein KI-Protokoll nach dem Beratungsgespräch, ein Assistent, der Policen ausliest: In vielen Vermittlerbüros arbeiten Mitarbeitende längst mit KI. Die EU-KI-Verordnung (KI-VO, englisch AI Act) verlangt dafür in Art. 4 „KI-Kompetenz“. Diese Seite erklärt allgemein, was der Artikel in der aktuellen Fassung sagt, wie eine schlanke interne KI-Richtlinie aussehen kann und welche Compliance-Anbieter aus unserer Kategorie Compliance dabei helfen. Stand der Angaben: 27.10.2026.

Was Art. 4 KI-VO sagt

Der AI Act Service Desk der EU-Kommission zeigt den Artikel in der konsolidierten Fassung mit Stand 27. Juli 2026. Absatz 1 ist dort als durch den „Digital Omnibus on AI“ geändert markiert. Sinngemäß übersetzt lautet er:

Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Dabei berücksichtigen sie deren technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung, den Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden, und die Personen, bei denen sie eingesetzt werden. Ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz einzelner Personen müssen sie nicht garantieren.

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Die Absätze 2 und 3 richten sich an die EU-Kommission, die Mitgliedstaaten und das KI-Gremium: Sie sollen Anbieter und Betreiber, besonders kleine und mittlere Unternehmen, unterstützen, und die Kommission soll praktische Beispiele veröffentlichen. Laut Art. 113 gelten die Kapitel I und II, zu denen Art. 4 gehört, seit dem 2. Februar 2025.

Ist mein Büro „Betreiber“?

Betreiber (englisch „deployer“) ist laut Art. 3 Nr. 4 jede natürliche oder juristische Person, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer bei rein persönlicher, nicht beruflicher Nutzung. Wer im Büro beruflich mit KI-Tools arbeitet, sollte also davon ausgehen, dass der Artikel ihn betrifft; die Einordnung im Einzelfall gehört in die Beratung. KI-Kompetenz definiert Art. 3 Nr. 56 als Fähigkeiten, Kenntnisse und Verständnis, die einen sachkundigen Einsatz von KI-Systemen ermöglichen und ein Bewusstsein für Chancen, Risiken und mögliche Schäden schaffen.

Was der Artikeltext nicht nennt: ein bestimmtes Schulungsformat, eine Prüfung oder ein Zertifikat. Bußgeldbeträge nennen wir hier bewusst nicht. Für das Büro heißt das praktisch: Sie entscheiden selbst, welche Maßnahmen zu Ihren Tools und Ihren Mitarbeitenden passen, und es ist sinnvoll, diese Entscheidung nachvollziehbar festzuhalten.

Die KI-Richtlinie in sechs Bausteinen

Eine interne KI-Richtlinie muss kein dickes Dokument sein. Für ein Vermittlerbüro reichen oft zwei Seiten mit diesen Punkten:

1. Zugelassene Tools: Welche KI-Anwendungen dürfen genutzt werden, mit welchem Konto (Firmen- statt Privatkonto) und wofür? Einen Überblick über Assistenten mit EU-Optionen gibt ChatGPT-Alternativen für Vermittler.
2. Tabu-Daten: Was nie in ein Tool ohne geprüften Auftragsverarbeitungsvertrag gehört, etwa Gesundheitsangaben aus BU- oder Krankenversicherungsanträgen (besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO), Vertragsnummern oder vollständige Kundendaten. Details im Ratgeber DSGVO und KI-Tools für Vermittler.
3. Prüfpflicht: KI-Ergebnisse wie Tarifvergleiche, Zusammenfassungen oder Kundenmails liest immer ein Mensch, bevor sie das Büro verlassen. Beratung und Empfehlung bleiben Ihre Aufgabe.
4. Transparenz: Wann sagen Sie Kunden, dass KI im Spiel ist, etwa bei einem KI-Telefonassistenten oder automatisch erstellten Texten? Das klären Sie mit Ihrer Beratung.
5. Zuständigkeit: Eine Person im Büro ist Ansprechpartner für neue Tools, Fragen und Vorfälle.
6. Schulung und Nachweis: Wer wurde wann wozu geschult (Datum, Thema, Teilnehmende)? Eine einfache Liste reicht als interne Dokumentation; ein Format schreibt der Artikeltext nicht vor.

Was in eine kurze Schulung gehört

• Wie Sprachmodelle arbeiten und warum sie plausible, aber falsche Antworten geben können, etwa erfundene Tarifdetails oder Paragrafen.
• Die Tabu-Daten aus der Richtlinie mit Beispielen aus Ihrem Alltag.
• Die zugelassenen Tools und ihre Einstellungen (z. B. Training mit Eingaben abschalten, sofern das Tool das anbietet).
• Wie man ein Ergebnis prüft und wem man Fehler meldet.

Anbieter, die beim Aufsetzen helfen

Für die Umsetzung gibt es Plattformen und Beratungen. Die Angaben stammen von den Anbieterseiten; einen eigenen Test haben wir nicht gemacht.

ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.

• heyData: Die Compliance-Plattform hat laut Website ein Modul zum EU AI Act, mit dem Sie KI-Systeme erfassen, Risiken klassifizieren und Maßnahmen dokumentieren, dazu Richtlinien-Verwaltung und Compliance-Schulungen, unter anderem zu KI. Preis laut Preisseite: Starter Datenschutz ab 59 €/Monat bei jährlicher Zahlung (65 € monatlich); der Preis richtet sich nach Unternehmensgröße.
• Proliance: Proliance (vormals datenschutzexperte.de) bietet laut Website KI-Compliance-Beratung und eine KI-Kompetenz-Schulung über die eigene KI-Academy, die speziell für den Mittelstand entwickelt wurde, neben externem Datenschutzbeauftragten und der Plattform Proliance 360. Preise auf Anfrage.
• Olymp Apollo: kein Schulungsanbieter, sondern ein Schweizer KI-Assistent für externe Vermögensverwalter, der laut Anbieter unter anderem KYC-, Onboarding- und Compliance-Dokumente erstellt. Er steht hier als Beispiel dafür, dass auch Compliance-Werkzeuge selbst KI-Systeme sind, die in Ihre Tool-Liste und Schulung gehören. Preis auf Anfrage.

Prompt: Entwurf Ihrer KI-Richtlinie

Den ersten Entwurf kann ein Text-Assistent schreiben, solange Sie keine Kundendaten eingeben und das Ergebnis prüfen lassen:

„Erstelle den Entwurf einer internen KI-Richtlinie für ein Versicherungsmaklerbüro mit [Anzahl] Mitarbeitenden in [Land]. Zugelassene Tools: [Liste mit Zweck]. Gliederung: 1. Zweck und Geltungsbereich, 2. zugelassene Tools und Konten, 3. Daten, die nicht eingegeben werden dürfen (u. a. Gesundheitsdaten), 4. Prüfung von KI-Ergebnissen vor dem Versand, 5. Ansprechperson und Meldung von Fehlern, 6. Schulung und Dokumentation. Schreibe klar und kurz, höchstens zwei Seiten. Erfinde keine Gesetzeszitate, Paragrafen, Fristen oder Bußgelder; markiere Stellen, die rechtlich geprüft werden sollten, mit [prüfen].“

Lassen Sie den Entwurf von Ihrer Datenschutz- oder Rechtsberatung gegenlesen, bevor Sie ihn im Büro einführen. Wer Gesprächsnotizen mit KI erstellt, findet passende Tools im Ratgeber Gesprächsprotokoll mit KI.

Fehler entdeckt oder ein Tool fehlt? Tool vorschlagen bzw. Korrektur melden. Keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.

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