Make, n8n oder Zapier? Automatisierung für Versicherungsmakler und Finanzvermittler

Stand: 24.10.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

Ein neuer Lead aus dem Website-Formular, eine Terminbuchung, eine Mail mit Unterlagen im Anhang: In vielen Maklerbüros wird so etwas noch von Hand weitergereicht, abgetippt und abgelegt. Automatisierungsplattformen verbinden Ihre Programme und erledigen diese Schritte im Hintergrund, inzwischen auch mit KI-Schritten, die Texte zusammenfassen oder Daten aus Mails herauslesen. Die drei bekanntesten sind Make, n8n und Zapier. Sie rechnen sehr unterschiedlich ab und speichern Daten an unterschiedlichen Orten, und gerade Letzteres ist für Vermittler mit Gesundheitsdaten aus BU- oder Krankenversicherungsanträgen entscheidend. Hier der Vergleich mit Angaben der Anbieter von heute (24.10.2026).

ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.

So rechnen die drei Plattformen ab

Die Preisschilder lassen sich nicht direkt vergleichen, weil jede Plattform etwas anderes zählt.

Zapier: Tasks pro erfolgreichem Schritt

Bei Zapier zählt laut Preisseite jeder erfolgreich ausgeführte Aktionsschritt als Task. Auslöser (Trigger) und die eingebauten Hilfswerkzeuge wie Filter, Formatter oder Pfade zählen nicht, KI-Schritte können je nach Modell mehr als einen Task kosten. Der Gratistarif umfasst Free 0 $ (100 Tasks/Monat) und nur zweistufige Abläufe (ein Auslöser, eine Aktion). Mehrstufige Abläufe gibt es ab dem Tarif Professional (Professional ab 19,99 USD/Monat, bei jährlicher Zahlung für 750 Tasks; monatlich laut Preisseite 29,99 USD). Der Tarif Team (Team ab 69 USD/Monat bei jährlicher Zahlung) bringt bis zu 25 Nutzer und geteilte Verbindungen. Neue Konten können Professional laut Anbieter 14 Tage ohne Kreditkarte testen.

Make: Credits pro Modul-Aktion

Bei Make ist laut Preisseite der Credit die Abrechnungseinheit: Jede Aktion eines Moduls im Ablauf (Lesen, Suchen, Anlegen, Ändern, Umformen) verbraucht in der Regel einen Credit, manche KI-Funktionen mehr. Ein Ablauf kann pro Durchlauf also zwei oder auch tausende Credits kosten. Der Free-Plan enthält laut Make 1.000 Credits pro Monat. Sind die Credits aufgebraucht, laufen die Szenarien nicht weiter, bis Credits nachgekauft werden. Die Preise der bezahlten Tarife konnten wir auf der Preisseite nicht auslesen; laut Drittquellen kostet Core Core ab 9 USD/Monat (jährlich) bzw. 10,59 USD monatlich (10.000 Credits). Bitte prüfen Sie den aktuellen Preis vor dem Abschluss bei Make.

n8n: Ausführungen pro kompletten Durchlauf

n8n zählt laut Preisseite nicht die Schritte, sondern jede vollständige Ausführung eines Workflows, egal wie viele Schritte sie hat. Alle Tarife haben unbegrenzte Nutzer und Workflows. In der Cloud kosten Cloud Starter 20 €/Monat, Pro 50 €/Monat (jährliche Zahlung); Business mit Business 667 €/Monat (self-hosted) richtet sich an größere Firmen. Die Community Edition ist kostenlos und läuft auf einem eigenen Server, den Sie dann aber selbst betreiben, absichern und aktualisieren müssen. Die Cloud-Testphase braucht laut Anbieter keine Kreditkarte.

Beispielrechnung

Ein Ablauf mit einem Auslöser und vier Aktionen (Formular-Lead anlegen, KI-Zusammenfassung, Aufgabe erstellen, Bestätigungsmail), der 300-mal im Monat läuft, ergibt nach den Regeln oben: bei Zapier rund 1.200 Tasks (plus Mehrverbrauch des KI-Schritts), bei n8n 300 Ausführungen, bei Make mindestens 1.500 Credits, wenn jedes der fünf Module einen Credit verbraucht. Welcher Tarif dann reicht, sehen Sie auf den Preisseiten. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen und nicht mit unserem Beispiel.

Datenstandort: der wichtigste Unterschied für Vermittler

• Zapier speichert Daten laut Datenschutz-Übersicht auf AWS-Servern in den USA. Die Übermittlung stützt Zapier auf das EU-US Data Privacy Framework, ersatzweise Standardvertragsklauseln; der Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) ist laut Zapier Teil der Nutzungsbedingungen.
• Make lässt beim Anlegen einer Organisation laut Hilfe-Center zwischen den Rechenzentren USA und EU wählen; nachträglich ändern lässt sich das nicht. Achtung: Laut Make laufen einige KI-Funktionen auch in der EU-Zone immer über die USA, und eigene KI-Anbieter-Verbindungen heben die EU-Zusage auf.
• n8n speichert Daten in der Cloud laut Preisseite in der EU auf Servern in Frankfurt; beim Self-Hosting liegen sie dort, wo Sie n8n betreiben.

Für Vermittler heißt das: Gesundheitsangaben aus BU-, Kranken- oder Pflegeanträgen gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Leiten Sie solche Daten nicht ungeprüft durch Automatisierungen, schon gar nicht durch KI-Schritte bei Drittanbietern. Klären Sie Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenstandort und Rechtsgrundlage mit Ihrer Datenschutzberatung. Diese Seite ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Mehr dazu im Ratgeber DSGVO und KI-Tools für Vermittler.

Fünf Workflows, mit denen Makler anfangen

1. Website-Anfrage ins Büro: Formular-Eintrag wird als Aufgabe oder Kontakt angelegt, das Team bekommt eine Nachricht, der Interessent eine Eingangsbestätigung. Ob Ihr Maklerverwaltungsprogramm eine Schnittstelle dafür hat, fragen Sie beim Anbieter; einen Überblick gibt Maklerverwaltungsprogramm mit KI.
2. Terminbuchung: Nach einer Online-Buchung gehen Bestätigung und Erinnerung raus, der Termin landet im Kalender des zuständigen Beraters.
3. Unterlagen-Eingang: Anhänge aus einem bestimmten Postfach werden in einen Ordner sortiert und das Team informiert. Für das Auslesen von Policen gibt es spezialisierte Lösungen, siehe Policen auslesen mit KI.
4. Gesprächsnotiz weiterleiten: Ein Protokoll aus einem Dokumentations-Tool wird nach Freigabe an die richtige Stelle übertragen (Tools im Ratgeber Gesprächsprotokoll mit KI).
5. Interne Zusammenfassung: Ein KI-Schritt fasst eine lange Kundenmail für die Wiedervorlage in drei Sätzen zusammen, nur ohne Gesundheitsdaten und mit einem Menschen, der vor dem Versand von Antworten prüft.

Beginnen Sie mit einem Ablauf ohne sensible Daten, beobachten Sie ihn ein paar Wochen und erweitern Sie dann. Bei jeder Automatisierung gilt: Fehler laufen genauso automatisch durch wie richtige Daten. Alle drei Plattformen bieten laut Anbieter Fehlerprotokolle oder Benachrichtigungen bei Fehlern; richten Sie diese ein.

Welche Plattform passt zu welchem Büro?

• Zapier, wenn Sie schnell starten wollen und viele US-Apps nutzen. Die Datenspeicherung in den USA spricht gegen den Einsatz mit sensiblen Kundendaten.
• Make, wenn Sie visuell bauen wollen und die EU-Zone beim Anlegen wählen. Prüfen Sie, welche KI-Funktionen trotzdem in die USA gehen.
• n8n, wenn Ihnen EU-Hosting oder der eigene Server wichtig ist und Sie viele Schritte pro Ablauf haben. Self-Hosting braucht technisches Know-how oder einen Dienstleister.

Alle Automatisierungs-Tools stehen in der Kategorie Automatisierung. Wer erst einmal einen KI-Assistenten fürs Büro sucht, findet Optionen mit EU-Hosting im Ratgeber ChatGPT-Alternativen für Vermittler.

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